评估和选择ERP软件包
评估和选择ERP软件包是成功实施ERP系统的关键因素。选择的质量将对组织的流程产生长期影响。而且，切换到另一个产品不仅需要大量的投资，还会带来复杂的挑战。因此，这个评估和选择过程应该得到妥善指导，并通常包括以下活动：
成立评估委员会： ERP实施不仅仅是IT项目，而是业务导向的发展。因此，除了首席信息官外，该委员会还应包括所有职能负责人，并由高级管理层代表领导。由于所有业务部门都在选型过程中得到了代表，所选的软件包将得到广泛的认可。
需求分析： 这项分析应概述各个业务部门（如仓库、财务、采购）对潜在ERP软件包的功能期望。应突出公司特有的关键需求，例如：
- 必须具备分销需求计划(DRP)功能。
- 在途库存和托盘跟踪，作为运输要求的一部分。
- 多个采购订单与一张提单相关联。
- 多货币和多地点功能。
需求分析为准备请求建议书(RFP)奠定了基础，在其中包含重要的技术和商业前提条件。常见的技术前提条件包括：灵活性、可升级性、用户友好性、字段级安全性、操作系统和数据库兼容性等。常见的商业前提条件包括：成本、参考站点、高级项目计划、顾问简历、实施后支持、公司的财务健康状况、本地存在、安装数量和升级情况。
选择标准： 应在实际选择过程开始前准备好预先确定的选择标准。选择标准通常以问卷和评分系统的形式出现，每个问题代表一个业务或技术需求。每分或一组分数的权重应预先确定，根据问题的重要程度有所不同。这些过程有助于使选择过程客观且透明。
选择过程： 选择过程包含以下各个阶段：
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初步筛选供应商： 市场上存在数百种不同的ERP软件包，它们具有不同的概念、架构和功能集。分析所有软件包是不现实的。组织需要通过查看供应商的产品文献、发现哪些产品正在被同行组织使用以及寻求外部顾问的帮助来识别最适合的几个软件包。一旦初步筛选出几个软件包，相应的供应商应根据其格式回应RFP。
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演示和展示： 评估委员会在汇总得分后评估短名单中供应商的响应，并就最终排名达成共识。任何未满足预先确定的关键需求的供应商将在这一阶段被淘汰。然后邀请排名前二或前三的供应商进行演示和展示。演示模式应精心编写并提前发送给供应商。他们应被要求通过其原始软件展示特定的业务周期。他们还应被特别要求澄清提案中任何可能暴露其报价弱点的问题领域。
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现场访问和合同谈判： 在委员会决定最合适的软件包后，访问参考站点是必要的。供应商应提供相似规模和行业、相同版本且地理位置相同的参考站点。团队成员应查看和感受参考站点上运行系统的实际情况，并提出相关问题，涵盖总体满意度、功能、成本/时间延误和支持问题等。访问参考站点后，如果委员会成员觉得他们的选择是正确的，他们会继续进行最终谈判和采购。谈判通常涉及许可证和年度维护费用、付款计划（包括租赁选项）、支持问题以及其他商业和法律条款。
结论
选择过程最重要的一点是，它应该是基于共识并且获得最大认同的过程，因为ERP系统属于所有职能和部门。另一个重要问题是，在需求规划过程中应避免过度表达需求，因为这会导致不必要的支出。