设置虚拟团队
在虚拟团队发展的早期阶段，其成功与否至关重要。正如地基决定了建筑物的坚固程度一样，建立虚拟团队所涉及的步骤对后期的成功运作起着重要作用。两个基本问题为这一阶段提供了骨架——“团队代表什么”和“团队如何实现目标”。本文旨在更详细地评估这一点，并为被赋予组建虚拟团队任务的团队领导提供实用见解。
首先我们回答“团队代表什么”这个问题。这包括为团队创建一个所有成员都能认同的独特身份。
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给团队命名 - 最好给出一个明确描述团队职能的正式标签。这样可以给团队内外的人一个清晰的形象。还可以为内部沟通目的创建一个简短的缩写名，以营造一种更随意的感觉。
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描述团队的目的 - 虽然有预先定义的组织原因来创建虚拟团队，但重新陈述这个理由以使其更具象化对团队成员来说也很重要。应该明确地向每位团队成员传达这一点，以确保所有人都在同一页面上，并且同样受到激励和承诺。
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整理团队目录 - 为了联系其他同事，需要知道他们的联系方式。因此，你需要创建一个包含每个团队成员位置、时区以及他们将使用的通信媒体（例如电子邮件、电话号码、即时消息或Skype ID等）的详细信息的目录。这个目录应与所有成员共享。
第二个阶段涉及回答“团队如何实现其目标”这个问题。这涉及到行动规划，以使团队成员了解如何有效地完成分配的任务。一个明确且被理解的行动计划会引导团队朝着正确的方向前进。
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制定流程图并说明任务间的依赖关系 - 将愿景和使命陈述分解为具体的目标，进一步分解为简单的任务和可衡量的关键结果领域。最好使用流程图来解释这一点，并展示其中的相互依赖关系。这有助于清楚地了解如何达成目标。
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设定时间表 - 大多数人更容易跟踪相对于时间的绩效。必须给出每个任务的大致时间框架估计。
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明确角色与责任 - 最好编制一份责任矩阵，显示哪些成员将参与每个任务。这将避免歧义，并帮助避免不必要的非必要人员参与。对于每个任务的成功完成，应指定一名责任人。这促进了共享领导，并减轻了管理负担。
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团队报告结构 - 虽然虚拟团队倾向于扁平化结构，但为了确保顺畅的工作流程，有必要垂直和水平地概述任务和过程领导。这将告知人们在需要时应联系谁。
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制定有效的媒体计划 - 由于物理距离是虚拟团队的基本特征，强烈建议制定一个媒体计划，解释互动频率、要使用的媒体类型以及考虑时区差异的舒适时间段。
一旦两个阶段都完成了，最好通过启动会议来启动虚拟团队。所有团队成员都应该参与进来，使用实时媒体是最合适的。所有文件（如团队目录、流程图、任务依赖关系、媒体计划等）应提供给所有成员。这次会议应包括每个成员及其背景的简要介绍、破冰活动或团队建设环节、解释团队在组织中的背景以及利用上述文件设定基本规则。在结束启动会议前，快速回顾一下期望，确保所有成员都可以访问项目网络门户，并满足任何IT安全要求，同时安排下次会议的暂定时间表。