光学字符识别与电子发票

企业流程自动化已成为每个跨国公司的唯一目标。从长远来看，自动化可以节省大量资金，并使流程更加高效和稳健。在最近的过去，有两种技术帮助公司自动化其应付账款部门。这两种技术是光学字符识别和电子发票。在这篇文章中，我们将更深入地了解这些技术及其优势。

在过去，公司有一个应付账款部门。该部门的任务是从供应商那里收集所有纸质发票。然后需要将这些纸质发票上的信息输入系统。一旦这些信息被录入，所有乏味的工作，如发票审批和实际支付发票也必须手动完成。这个过程显然非常昂贵且浪费。需要雇用大量人员来进行单调的数据录入工作。

光学字符识别技术的引入为这一过程带来了效率和成本效益。采用光学字符识别（OCR）处理管理发票的步骤如下：

读取：光学字符识别（OCR）过程的第一步是确保计算机能够读取所有发票。这可以通过扫描纸质发票并将其转换为机器可读格式来实现。电子邮件和PDF等其他格式已经可以被机器读取。有一些软件工具可以训练计算机从发票中提取信息。因此，可以完全消除数据录入操作员的角色。可能还需要少数员工验证业务信息。然而，总体来说，这个过程将实现自动化并自行运行。
路由：一旦提取了发票信息，就需要将其路由到正确的人员进行内部审批。所有公司都有自己的内部审批流程，这些流程取决于要提交的发票金额。有时，这些也取决于发票类型。大多数光学字符识别（OCR）工具还提供了获取这些发票批准所需的先进技术能力。同样，这节省了时间，并且部署的工作流软件比公司通常采用的电子邮件审批流程更有效率。
管理：需要监控发票提交和支付流程以提高效率。这就需要报告来跟踪痛点并实现快速解决。光学字符识别（OCR）工具具有配置现成报告的内置功能。这些报告自动化的管理信息系统（MIS）过程。

尽管光学字符识别（OCR）技术驱动的过程可能看似天赐之物，但它们也有其缺点。

技术密集型：实施光学字符识别（OCR）工具将应付账款部门转化为一个技术密集型部门。这意味着需要由技术专家维护和管理这些流程。所需技能集非常不同。因此，公司要么需要雇佣新员工，要么需要将工作外包给技术公司。这导致成本增加和依赖性增强。
前期成本：确实，每张发票的处理成本大幅降低。然而，需要大量的前期投资。这些成本需要通过节省的资金来回收。因此，只有在处理大量发票时，实施这些工具才有意义。如果处理的发票数量较少，则达到收支平衡的时间会更长，而且有可能技术会过时。

电子发票不同于光学字符识别（OCR）。可以说它是下一个级别的技术。这种技术认识到，供应商和公司系统之间的差异导致了流程的重复。例如，在供应商端需要一个人来创建发票，而公司则需要另一个人来输入相同的发票。相反，如果两个系统连接起来，只需一次输入的信息就可以电子传输到另一个系统，从而避免重复努力。

电子发票工具提供了一个共同平台，供应商和客户可以在其中输入信息并传输给对方。由于这些工具连接到双方的ERP系统，它们可以提供实时状态更新，大大减少了两个部门之间的协调努力。

大多数电子发票工具都提供了灵活性。这意味着双方可以决定他们想与对方共享的信息程度。电子发票的理念来源于无纸化办公室的概念。所有信息，包括采购订单、发票、贷项通知单等，都将通过电子方式传输。

总而言之，市场上有许多工具可以轻松实现应付账款流程的自动化。这些技术的采用正在迅速增长。在几年内，这些工具将成为标准，我们目前所知的应付账款流程将会过时。

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