区分数据和信息
对于拥有知识管理（KM）系统的组织而言，区分在线世界和组织流程产生的大量数据流与这些数据中有用的信息是非常重要的。
换句话说，并不是提交到KM门户的每一份资料都是有用的，因为员工可能会将互联网上自由获取的信息作为自己的KM门户提交内容。这种情况发生的原因是许多组织要求员工提交资料到KM门户，这是其绩效评估的一部分。因此，对于那些无法提交原创内容的员工来说，他们可能会将公开可用的信息当作自己的内容提交，这会导致知识产权和剽窃的问题。
正如我们稍后讨论的那样，KM门户的组织管理者需要花费大量时间来筛选和梳理这些提交的内容，这可能导致系统故障以及这些管理者的时间浪费。重要的是要记住，KM的基本原则是数据和信息是分开的，不是所有的数据都是信息，只有那些对组织有意义、相关且切题的信息才是可以用于组织利益的知识。
现实世界中的一些最佳实践
一种可能的解决方案是使用抄袭检查器或抄袭检测器，以剔除由互联网上自由获取的信息组成的提交内容。通过这样做，组织可以确保KM门户上的资料不会侵犯知识产权所有权和其他方面。
另一种解决方案是建立一个同行评审过程，在此过程中，员工的提交内容由同事进行审核。这样，组织可以确保审核过程会剔除不需要的提交内容。当然，进行审核的员工需要花费他们的时间，为此，可以通过奖金积分等形式对他们进行奖励。许多跨国公司采用这种做法，他们通过提供物质和非物质奖励来激励员工提交相关内容。
奖励和激励员工
说到激励和奖励，拥有世界级KM门户的组织通常会对最佳KM门户提交内容提供物质激励，以此激励员工以积极的方式做出贡献。
此外，那些没有足够规模或资源提供物质激励的组织通常会向员工提供电影票、演出票甚至是可以在商店兑换的优惠券，以此鼓励员工不仅贡献于KM门户，而且还要提供有意义和相关的内容。除了在绩效评估中包含的KPAs（关键绩效领域），对有意义的KM门户提交内容给予奖励。
这里的关键点是，有效的知识管理可以带来协同效应和效率，因此，组织可以投入一些时间和资源来构建一个最终有助于他们成功实施知识管理的KM门户。
结论
最后，有效的知识管理是一个持续的过程，涉及员工和组织KM流程之间的密切互动。因此，为了使员工主动贡献于KM门户，而不是仅仅因为物质和非物质激励，组织应该确保员工受到激励和鼓励。