大型IT项目与延迟和成本超支

据估计，超过80%的IT（信息技术）项目经常延期并且成本超支。这种情况尤其发生在涉及多个利益相关者且需要很长时间才能完成的大型IT项目中。造成这种状况的原因有很多，包括没有在项目的每个阶段或阶段中让所有利益相关者参与、没有从客户那里获得必要的签字确认、范围蔓延、没有配备具备所需技能的团队，以及大型IT项目需要高层和中层管理的监督和参与。

关键在于，大型IT项目需要出色的协调和沟通，这要求有多位项目经理和一位负责整个项目的计划经理。

换句话说，由于有多个与外部和内部利益相关者的接口点，因此需要为每个客户接触点和每个内部利益相关者接口分配专门的经理和项目领导。

原因及解决方案

首先，客户对需求的签字确认往往不完整，甚至在项目的每个阶段都没有得到。

例如，在一个银行项目中，客户必须预先对需求进行签字确认，并且计划经理必须确保一切都被明确地写清楚。

换句话说，需求必须由客户和供应商共同同意，并且在后续阶段不应有任何需求的变更。实际上，实现这一点是很困难的，因为客户通常会在不同阶段提出新的需求。因此，最好的处理方式是首先签署总体需求或“30,000英尺概览”，这样即使在后续阶段出现小的变更甚至是大的变更，也可以在客户同意支付更多费用的情况下进行。

话虽如此，重要的是要理解，“范围蔓延”或超出最初商定的需求范围是大型IT项目中的自然现象。

这里的重点是，大型IT项目的项目管理通常是其中包含扩展和变更的情况，因此需要处理复杂性。这就是为什么负责需求和范围的计划经理和特定项目经理必须明确地向客户传达这些方面，并在承诺供应商进行变更前获得他们的批准。

管理利益相关者的一些实用建议

说到沟通，项目管理中最基本的原则是必须进行卓越的沟通。我们使用“卓越”这个词是因为即使优秀的沟通在面对试图以相同成本获得更多工作的客户时也未必足够，或者客户可能会指责供应商导致了延误和成本超支。因此，项目经理必须具备出色的沟通技巧，并且必须将所有内容以正式邮件和项目文件的形式记录下来。

除此之外，与内部利益相关者的沟通是另一个优先事项，因为财务、基础设施、人力资源和行政团队的支持非常重要。

换句话说，内部利益相关者与外部利益相关者一样重要，因此必须指派专门的项目领导者来处理这些方面。

高级管理层的参与

谈到团队人员配置，通常大型IT项目无法找到具备所需技能和生产力的人才，导致相同的工作需要更多时间，从而导致项目延期和成本超支。因此，认识到人员配置是高优先级事项非常重要。

最后，必须有高级管理层积极参与和监控大型IT项目，因为客户的任何升级通常都是直接联系关系经理而不是项目经理。因此，如果客户直接联系关系经理，他们不应该感到惊讶。