六步制作商业案例

组织通常以集体方式运作。想法往往来自组织内的个人。然而，这些想法需要在整个组织内传播。只有当几位关键岗位的人认为这个想法足够好时，变化才会发生。这就是商业案例发挥作用的地方。

各个部门的高管在某种程度上都需要以某种形式创建商业案例。重要的是，高管们要理解这一过程中涉及的细微之处和软技能。如果缺乏适当的商业案例，想法可能会被拒绝或被同事窃取。

本文列出了创建有说服力的商业案例的六个步骤。

第一步：从问题开始

首先必须向观众推销问题的存在。因为除非人们相信存在一个问题，否则他们不会购买解决方案。关键是使问题看起来具有说服力，并确保管理层认同立即采取行动解决问题的观点。

此外，从问题开始也是尊重管理层权威的一种方式。直接得出结论是傲慢的表现。高级管理层通常认为，一个人作出的决定不一定总是准确的。他们更倾向于让许多利益相关者参与进来并收集信息后再作决定。因此，直接跳到结论的做法必须避免。这会让管理层觉得你已经有了一个自己想要实施的议程。

在最初的几次会议中，只需提及业务需求及其发现即可。例如，是在年度审查中发现的问题，还是你在遵循业务流程时观察到的问题。

第二步：了解你的利益相关者

一旦管理层确信存在需求，并且需要立即采取行动，变革管理过程就开始了。组织内部已经建立了各种检查和平衡机制，以确保决策不是由一个人单独作出的。因此，很可能会有几个人审查业务需求以及你的建议。

为了有效地呈现你的商业案例，了解利益相关者是很重要的。通常包括你的上司、你的上司的上司以及组织中的高级领导。一旦知道你的听众是谁，就可以根据情况调整你的演示和信息。

第三步：从受益者开始

下一步是确保你的想法在组织内部获得一定的势头。如果需要向利益相关者进行演示，那么需要组织内其他一些人支持你的想法。

获得势头的最佳方式是了解谁是受益者，然后让他们加入。例如，如果你让信息技术团队为财务目的创建一份新报告，你需要让那些手动创建报告的人加入。你需要向他们解释，一旦创建了这份报告，他们的工作量将会减少。你还需要说服这些报告的用户，他们将获得更好的信息，并且没有长时间等待的问题。

如果你能获得受益者的支持，你的商业案例被接受的可能性会大大增加。

第四步：让专家加入

下一步是让专家加入。每个组织都有不同的流程主题专家。很可能项目负责人会介绍你认识某个领域的专家。这个人是管理层信任并依赖的。因此，这是你进行技术性演讲的时候了。这个人对整个流程了如指掌。他们可能能够告诉你一些你没有想到的情景。重要的是进行双向对话，并根据他们的喜好微调你的想法。专家的意见在管理层面前具有分量。因此，如果考虑了一些他们的意见，他们可能会感到对项目有个人投资。这将有助于你获得良好的推荐，并显著加强你的商业案例。

第五步：创建替代方案

下一步是与专家一起创建两到三个替代方案。高级管理层很少相信只有一种方法可以完成任务。他们希望确保团队已经思考了不同的可能性，并找到了最佳的替代方案。在这里，技术细节可能不那么重要。由于目标受众是管理层，因此需要计算一些数字并展示一些计算结果。管理层将使用这些数字来确定他们认为的最佳替代方案。

第六步：文化契合

最后，确保所选的替代方案符合组织的文化。即使从理论上讲它是最好的选择，由于文化差异，执行过程中也常常会失败。