为什么项目管理者必须准备应对各种中断

我们生活在一个充满中断的时代。实际上，中断已成为常态而非例外，这意味着公司、企业、政府和个人必须准备好应对各种中断。

考虑到项目管理者负责在面对各种中断的组织中执行特定项目，他们必须学会应对各种中断。

例如，中断可能是政治性的，这意味着可能会由于政府更替或政治事件导致社会动荡而突然改变更大的政治体系。

此外，还可能有经济中断，例如经济衰退和股市崩盘可能导致资金切断，从而影响项目。尽管这些是项目管理者必须应对的大规模中断，但也存在其他微小中断，例如关键人员可能离开组织，使项目陷入困境。同时，项目的范围和时间表可能会发生变化，导致延误和成本超支。

确实，大多数项目都会出现成本和时间超支的情况，主要是由于一系列或孤立事件的破坏性影响。

说到项目管理者如何准备应对中断，最好的方法是让他们制定风险和应急计划，提前预见到大部分风险并准备相应的策略。

例如，在大型跨国公司中，通常会有一个专门的风险和应急规划部门，要求每个项目提交风险矩阵和应急计划，并由风险管理单位审核。

此外，大型组织也习惯于用颜色编码来识别风险并估计其影响，同时制定备用计划。例如，确定关键人员是否可能离职，并编制一个显示此类事件发生概率的矩阵。

根据我们的经验，我们发现对于项目管理者来说，提前预见大多数风险并做好准备已经成为必要条件。

除此之外，还有客户驱动的需求关于项目范围和成本的变化，这可能导致时间和成本超支。在这种情况下，惯例是为项目预留一定的时间和成本缓冲，以防止这些中断导致超出预算，从而减少项目利润。

话虽如此，需要注意的是，项目管理者无法预见所有的中断和风险。例如，鉴于最近的政治和经济趋势，根本不可能猜测和预见像“废钞”这样的突然事件。

此外，自然灾害如地震和飓风等不可预见的事件也无法提前预估其影响。确实，如何估算自然灾害造成的生命和财产损失？这些灾害可能会导致关键人员甚至项目管理者无法履行专业职责。

除了这一点，无论数据驱动和基于指标的风险和应急计划都无法预测任何类型中断中的未知变量。特别是在发展中国家，突如其来的社会动乱是无法提前预料的。

借用美国前国防部长唐纳德·拉姆斯菲尔德广为人知的短语，“已知的未知数”和“未知的未知数”根本无法提前预见。

近年来，技术也成为一种干扰因素，这无疑给项目管理者带来了许多头痛的问题和焦虑。突然出现的新技术和应用程序可能会使正在进行的项目变得过时，这意味着此类事件可能会非常具有破坏性。

此外，随着技术的指数级和加速变化，线性思维方式已经不再适用，人们必须不断学习如何识别风险，以避免它们严重扰乱项目。

此外，社交媒体和全天候新闻文化对市场营销和销售项目的影响也要求项目管理者在这些职能领域时刻关注客户动态，这可能会带来很大压力。

因此，现在需要的是项目管理者跳出传统思维模式，发挥他们的额外优势，这可以决定成功与失败之间的差异。这意味着项目管理者必须在实时中断发生时直觉地感知其影响，而不是采取冲动反应。

换句话说，当代组织中的项目管理者必须主动而非被动，这就要求他们始终保持警惕并随时待命。

最后，项目管理者的直觉和应激反应在应对中断时非常有用。例如，项目管理者必须在需要时保持冷静，及时撤离。

此外，他们必须具备应对各种中断的直觉，这是任何软件和技术驱动的风险管理工具都无法帮助的。

总之，当中断成为常态时，项目管理者不能掉以轻心，要时刻注意潜在的中断，并学会管理它们。

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