人力资源信息系统（HRIS）：含义、演变及其特征

在现代化和全球化的当代背景下，组织高度依赖信息技术的进步和创新。

信息技术领域的进步为组织开辟了新的途径，并通过使用创新和定制的解决方案提供了竞争优势。它已成为组织运作的核心部分，所有部门都依赖于集成系统来组织、存储、检索和审查数据。如今，互联网和自动化提高了信息的可访问性、可靠性和准确性；提升了组织的整体效能，并通过在各种运营中应用技术提供了领导优势。

人力资源管理职能正在迅速发展，信息技术的应用彻底改变了组织的运作方式。

人力资源管理领域一直在不断发展，而当今的人力资源部门正在扮演战略角色，而不仅仅是支持系统。人力资源职能主要涉及员工、雇主以及与组织相关的所有人。其设计目的是提高员工生产力、绩效，并将劳动力与业务目标对齐。

组织中的人力资源管理职能处理与人相关的问题，如招聘与选拔、薪酬、行政管理、员工福利与参与、沟通、组织发展、绩效管理、员工激励、奖励与认可以及培训与发展。

人力资源信息系统（HRIS）或人力资源信息系统是一种定制的软件解决方案，旨在帮助组织自动化并管理其人力资源、薪酬、管理和会计活动。 HRIS 影响人员、流程和关键组织策略的绩效，通过自动化招聘、培训、人力规划、绩效评估和工作分析与设计等关键人力资源流程。

什么是HRMS/HRIS？

人力资源管理系统（HRMS）可以自动化人力资源部门执行的日常一般和行政职能，提高整体员工生产力和绩效。人力资源应用程序可用于更新和记录员工信息，其使用可以使招聘过程更加稳健有效。

HRMS 有助于申请跟踪、面试和确认过程。除此之外，还可以通过标准化和优化各种职能操作来简化员工管理策略，从而为组织带来多种成本优势。

人力资源管理系统或人力资源包（HR解决方案）可用于培训流程、跟踪员工绩效和参与（绩效管理系统）、薪酬管理和会计、福利和休假。

简而言之，HRMS 通过自动化人力资源管理的各种功能，为组织提供独特的优势，从而减轻人力资源部门的工作负担，并通过标准化关键人力资源流程提高部门效率。

根据 Parry（2010年） 的观点，HRIS 可以作为重要的战略工具，因为它与管理层分享有关招聘和保留策略的关键数据，这些数据可以与整体公司战略相结合，以实现增长的组织目标。此外，通过使用人力资源应用程序，公司可以计算每位员工的总体成本及其对业务的影响（DeSanctis，1986）。

人力资源管理与HRIS的演变

历史数据显示，HRIS 的演变可以追溯到20世纪50年代和60年代，当时首次引入了自动系统（如薪资系统）（Martinsons，1997）。Kavanagh 等人（1990年） 对人力资源的历史演变进行了深入研究，介绍了从二战前时期到1980年代的人力资源历史时代，并探讨了不断发展的HR实践对HRIS的影响。

随着IT应用在人力资源中的重要性日益增加，人力资源部门的功能已经从单纯的行政和支持职能转变为更积极地参与组织的战略决策。

人力资源历史时代（来源：Kavanagh 等人，1990年，第7页）

20世纪90年代，对引入HRIS于组织及其对整体人力资源战略和业务规划影响的广泛研究被进行。多位理论家倡导使用HRIS的优势，认为如果组织拥有一个配备齐全的HRIS来支持人力资源职能，则该组织被认为更具竞争力。

HR软件的关键特性

任何人力资源应用程序必须具备的关键特性包括：

• 员工数据库是任何人力资源软件中最重要的一项功能。这包括填写所有员工详细信息及相关数据。可以根据需要随时修订或更新。

• 强大的HR软件还应包括薪酬相关信息。目前许多软件都添加了时间跟踪和考勤功能。

• 软件中的自助服务选项可以节省人力资源人员在大型组织中大量时间，这些人员大部分时间都花在多个HR任务上。借助此功能，员工可以自行访问软件更新自己的信息，而不干扰人力资源员工的工作。

• 任何HR软件都应该有一个绩效管理模块。该软件包括某些参数和评分系统，用于根据特定标准或参数评估绩效，并生成完整的绩效报告。好的HRIS软件还会跟踪培训状态和专业发展情况，这可能有助于人力资源专业人员实施战略举措，以提升员工绩效并通过培训与发展提升技能。

• 行政福利也可以通过软件获得，因为它可以在不同层级生成报告，并且同样适用于个别员工。

• HR软件还应具备发布职位、列出职位以及支持整个招聘流程的功能，通过生成关于各种申请人和职位描述的快速用户友好型报告，从而促进招聘过程。

• HR软件应易于访问，这意味着可以通过任何设备访问。这为随时随地使用软件提供了灵活性。