如何项目管理者可以从知识管理系统中受益

项目管理是平衡相互竞争的利益的艺术和科学，优先考虑资源及其部署，并且具有情境性，这意味着项目管理者经常需要应对不断变化的情况和环境。

这意味着不确定性与不可预测性是常态，而不是例外，因为每一天都会带来新的惊喜和新事件，这些都可能考验项目管理者的实力。

例如，关键资源可能会突然离职或生病，同时客户可能会改变需求或经历领导层变更，这意味着会有新的方面被引入到项目中。

此外，范围可能会发生变化，或者使用的技术可能会发生变化，甚至可能出现一种新技术，这可能会改变项目的范围和方向。因此，项目管理者必须准备好应对随时出现的情况，并学会管理不确定性与不可预测性。

确实，项目管理者的一天充满了如此多的不确定性，他们必须在宏观和微观层面准备好应对这些风险。

处理不确定性的良好方法是制定风险管理计划，在此计划中，项目管理者可以尽可能地列出可以预见的风险。该风险管理计划应侧重于对风险进行定量和定性的列举，并制定应急计划来应对这些风险。

除此之外，项目管理者还可以使用大数据和人工智能等先进工具来预测未来的挑战，从而尽可能地预见许多风险。

然而，从理论上和实际上来说，完全量化所有风险是不可能的，这就是项目管理者必须依靠自己的直觉来掌握情况并相应行动的地方。

这意味着必须投入足够的规划和思考来制定风险管理计划。正如谚语所说，“我们信赖上帝，其余的人都要带上数据”，项目管理者必须尽可能多地使用来自过去项目的资料来识别和计划未来风险。

确实，这正是组织在利用知识和从前的经验中学习的能力和容量发挥作用的地方，其中来自过去项目的见解和数据可用于尽可能地准备和预见未来风险。

谈到过去的项目知识，确实，拥有良好的知识管理系统的企业可以帮助项目管理者从新手方法过渡到更加平衡、深思熟虑和经验丰富的项目管理方式。

例如，像3M、丰田和Infosys这样的公司都有非常完善的知识管理系统，它们使用过去的知识和历史数据来准备模板，供项目管理者使用。

事实上，如今大多数知名公司都有一个精心规划的知识管理系统，可供项目管理者使用，以应对不确定性与紧急情况。

据我们的经验，像花旗集团这样的跨国公司和印度企业如Infosys都有包含模板以及详细的风险管理和缓解计划的数据存储，以确保新项目拥有所有必要的信息和知识，帮助项目管理者应对不确定性。

话虽如此，无论这些组织的知识管理系统有多好，项目管理者还必须与其他项目管理者会面，分享经验和见解，以便人类元素和因素在决策过程中补充所需的知识，这是从知识管理系统中获得的。

事实上，处理不确定性时的最佳方法是确保其他项目管理者也参与分享知识和见解。因此，即使是最好的项目管理者也必须从他人的错误和成功中学习，这样他们就不会重复错误并效仿成功。

谈到学习和可重复性，质量方法如SEI-CMM（软件工程研究所-能力成熟度模型）也有定义的过程，以确保组织在其项目管理过程中达到卓越。

例如，SEI CMM模型的五个级别都有明确的过程，以便组织建立能力和能力，然后重复成功并避免失败，再从每次迭代中学习，使新的迭代优于之前的迭代。

因此，SEI-CMM模型被广泛用于服务部门公司，以实现卓越水平，在这种水平下，所有类型的风险都被预见，至少被计划，甚至有全面的风险缓解计划。

最后，项目管理不仅仅是数据驱动的学习科学，也是通过个人能力管理的艺术。因此，最好的项目管理者是那些结合了基于数据的定量方法与人类和个性元素的定性方面的人，以管理他们的项目。总之，客观因素和主观因素都必须被考虑以实现卓越的项目管理。

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