电子采购介绍 - 工具、应用及其优势
引言
简而言之，电子采购就是通过电子数据传输来支持运营、战术和战略采购。电子采购已经存在了一段时间，早期是通过电子数据交换（EDI）实现的。在当今环境中，大多数电子采购是通过互联网完成的。
传统上，物资和材料的采购是通过纸质文件进行的，后来逐渐迁移到使用电子介质打印和存储订单。随着互联网技术的发展，电子商务蓬勃发展，采购是通过电子邮件和网站完成的。随着互联网技术的进步，电子目录开始成为主流，传统的采购过程越来越多地通过互联网进行。在当前市场中，由于数据安全性和先进工具的应用，整个电子采购过程都是通过互联网进行的。
采购作为一项职能
大多数组织都有采购部门。它们负责购买原材料、办公用品、办公设备、设施维护等。了解和理解电子采购概念对于提高整个流程的效率和效果至关重要。
采购经理必须完全理解各种电子采购应用程序。他必须能够识别哪些流程可以使采购更加有效。他应该了解电子采购的优势，并且应该理解与电子采购实施相关的风险。
电子采购工具和应用
有许多工具和应用程序属于电子采购范畴，其中一些包括：
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在电子数据交换系统中，采购信息是在两个独立组织的计算机之间交换的。信息以批处理形式交换，可以轻松传输和存储。EDI主要用于订单传输、订单确认、物流信息和订单开票。
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企业资源规划系统有一个单独的模块来处理采购功能。
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基于互联网的工具和资源有助于采购过程。一些常见的应用包括电子邮件、基于互联网的EDI、通过互联网的XML数据交换等。互联网提供了用于电子寻源、电子招标、电子拍卖、电子订购和电子目录的工具。
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电子寻源工具用于在选择阶段识别潜在供应商。电子招标工具用于发送带有采购要求、供应计划、合同条款等的标书。
电子拍卖工具将选择阶段确定的潜在供应商聚集在一起，进行拍卖过程。电子拍卖工具采用两种不同的机制：向上价格机制适用于销售组织，向下价格机制适用于购买组织。
电子订购工具用于办公用品和服务的采购；它可供组织内所有员工访问，主要用于临时购买。基于网络的ERP工具用于产品相关采购，仅由采购部门使用，并属于计划过程。
传统的采购流程始于需求定义、寻源、招标、评估、合同签订和合同管理阶段。在基于互联网的过程中，这些步骤被电子寻源、电子招标、电子逆向拍卖、电子订购和基于网络的ERP所取代。
电子采购的优势
电子采购影响以下方面：
- 生产相关商品和服务的成本。
- 采购过程的成本，如订购、行政支持等。
- 规格制定、供应商选择等成本。
- 与供应商建立关系的成本效益。
- 它促进了过程的透明度，从而提高了问责制。