数据库概念及其在HRIS中的应用

信息技术是应用计算机和方法来恢复、检索和处理组织内部的数据。

为了促进人力资源（HR）的运作并使其更加主动，信息技术与人力资源已合并形成人力资源信息系统（HRIS）。简而言之，可以将HRIS描述为一种在线解决方案，用于人力资源管理团队所需的数据和信息的录入、跟踪，以实现其战略目标，并将其职能与组织愿景保持一致。

为了清楚地了解HRIS及其在管理系统中的应用，人们应该清楚地了解数据、信息和知识。对于任何组织来说，有效的数据管理是其首要关注点，它是生命线。数据以未结构化的形式呈现事实和数字。另一方面，信息是对数据的解释，总是朝着实现目标的方向进行。

按照 Davenport & Prusak (2000) 的说法，为了让数据成为信息，它应该被上下文化、分类、计算和浓缩。信息通过赋予数据意义来提供更大的图景。知识则涉及如何方面的细节，除了是什么和为什么。

根据 Whitehill (1997) 的观点，有意义的信息就是知识。知识详细说明了使用数据和信息进行关键决策和业务处理的程序。在人力资源（HR）的背景下，数据、信息和知识在实施重要的人力资源管理策略时发挥着至关重要的作用，通过参考与人力资源和人口统计资料相关的事实和数字来实现这一点。

数据库管理系统（DBMS）于1960-1970年左右由IBM引入。它有助于创建和管理数据库。程序员和用户可以系统地创建、检索、更新和管理数据，促进了从管理层的顶层到底层的数据共享，提高了数据安全性、更好的数据集成和组织生产力的提高。

目前许多流行的数据库都是基于关系数据库模型。关系数据库管理系统（RDBMS）是基于E. F. Codd发明的关系模型。Oracle、IBM的DB2和微软的SQL Server是一些领先的RDBMS产品。由于RDBMS提供了诸多优势并解决了旧的DBMS结构的局限性，因此它已成为当前情况下组织中最受欢迎的关系数据库之一。

在当今的场景中，组织采用综合方法来创造协同效应并获得行业竞争优势。信息共享和在各个层次和功能区域之间的传播在管理运作和决策中起着重要作用。RDBMS鼓励各部门之间有效协调和对齐，这在 Martin, Brown, Hoffin 和 Perkins, 1999 提到的ERP（企业资源计划）中得到了体现。

数据共享需要在不同的功能区域以及不同级别的管理之间进行，尤其是人力资源部门。管理层主要分为三个大类：顶层、中层和底层（操作或监督或一线经理）。有三种类型的数据共享：

功能单元之间的共享

RDBMS促进了各种业务应用程序的整合，因此每个职能部门不仅可以访问自己的部门数据，还可以访问数据池。ERP模块 是大型组织常用的一体化应用程序，用于通过对齐部门职能来满足其业务目标。

不同级别用户的共享

不同级别的用户之间进行数据共享，这些级别大致可分为操作、中层管理和执行。这些级别对应于过去三十年中演变出的三种不同的自动化业务系统。

• 电子数据处理（EDP）： EDP最初应用于组织的低级运营层面，以自动化文书工作。它重点关注高效的事务处理，在操作层面关注数据存储、处理和流动，并为管理层生成汇总报告。

• 管理信息系统（MIS）： MIS方法提升了对信息系统活动的关注，并且更加强调信息系统的集成和规划。

• 决策支持系统（DSS）： DSS重点关注高层管理者和关键决策者，主要强调快速响应、适应性和灵活性，并且以决策为导向。数据挖掘、数据分析和商业智能是来自DSS的信息示例，它们严重依赖于数据仓库。数据仓库是从业务的各种数据库中收集的聚合数据。

不同地点之间的共享

在不同地理位置运营的公司需要在多样化的地理区域内共享和管理数据。共享这些数据是一个巨大的问题。

数据库管理系统与关系数据库管理系统

• 在RDBMS中维护表之间的关系，而在DBMS中则没有，因为它用于管理数据库。

• RDBMS主要用于更复杂和详细的业务应用，而DBMS则用于简单的业务应用。

• 大型数据集需要RDBMS解决方案，而小数据集可以通过DBMS管理。

关系数据库术语模型

来源：https://upload.wikimedia.org/wikipedia/en/b/b7/Relational\_db\_terms.png

该模型是由E.F.Codd在1970年提出的。如上图所示，属性解释了实体的特征，例如，在员工的情况下，特征可以是姓名、年龄、地址、联系方式、教育等。它们作为列（也称为字段）存储在表中。

表存储关于实体的信息，每个表包含行，每行代表一个实体，列表示属性。行也被称为记录、元组或实体，并且每行应该是唯一的。列编号不是必需的，列名应具有描述性。

• 主键： 主键唯一地标识表中的每一项记录。它可以是一个属性或多个属性的组合。

• 外键： 外键本质上提供了两个表之间数据的链接，并充当表之间的交叉引用。

表单可以更有效地维护、查看和打印数据库中的记录，它们可以以更有效和有用的方式展示数据，并进行定制。表单具有导航按钮，可以在一个字段到另一个字段以及一条记录到另一条记录之间移动。一旦在表单中输入或更改数据并保存，表中的值会自动更改。

报告是从表、多个表或查询中创建的格式化数据表示，用于获取打印输出或在屏幕上查看。报告只能查看，不能像表单那样在报告中更改数据或添加新记录。