项目规划中的沟通管理

沟通规划涉及识别相关方的信息和沟通需求。这包括确定需要传达什么信息、传达给谁、何时传达、使用什么方法以及传达的频率。这是一种非常主动的方法。

PMBOK指南通常建议以比许多项目经理以前认为更结构化的方式进行工作。因此，该指南强调在项目管理的艺术中采用结构化的方法。沟通也不例外。为了做好这一点，必须了解组织的环境，如文化、标准等。

还必须考虑到组织的过程和程序来开展工作和沟通，从前项目的历史记录、经验教训和存储的信息。这意味着沟通管理是整个包含反馈和其他机制在内的端到端沟通循环过程。

重要的是要认识到沟通不是单方面的。在项目的早期规划阶段，项目团队有机会与其他项目相关方互动。这使项目经理有机会识别任何潜在风险，并计划定期与相关方会面以缓解这些风险。这意味着需要制定项目沟通计划并识别适当的项目相关方。项目沟通既包括内部沟通也包括外部沟通。

内部沟通是在团队内部进行的，包括项目经理和团队成员。这可以采取每周团队会议、状态更新和一对一会议的形式，以跟踪个人进度及其任何担忧。

内部沟通是一种确保所有团队成员都与项目目标保持一致的好方法，并且他们知道自己被期望做什么。

外部沟通是指项目经理向项目发起人通报项目状态更新，识别对项目底线的风险和变更，并与相关方会面以解决这些问题，使所有相关人员满意。这是沟通过程的外部组成部分。有效的沟通管理计划需要考虑相关方的需求以及项目团队的需求。

有效的项目管理在于平衡来自不同相关方的竞争性需求，并确保项目的基本目标得以实现。项目管理的实践涉及到项目经理如何与团队成员一起行动，以完成项目并交付给发起人。项目经理的角色既是协调者也是推动者。

当项目经理需要平衡发起人和相关方之间的竞争性需求时，协调者的角色就显现出来；而当项目经理需要激励其团队成员并确保项目目标实现时，推动者的角色就起作用。

总之，有效的项目管理在于根据具体情况领导而不忽视大局。这是所有项目经理都应努力实现的目标，也是项目经理应追求的理想状态。