如何高效的知识管理系统促进更大的生产力和协同效应

知识管理（KM）系统的优点

拥有高效的知識管理系统会给组织带来许多优势。这些包括减少后续项目的迭代次数，利用现有知识改进流程，实现流程和功能之间的协同效应，并且由于这些方面的融合而提高生产力。拥有高效的知識管理系统的关键在于不必重复发明轮子。

换句话说，组织可以从系统中存在的知识中受益，从而减少重复执行相同或类似任务所需的工作量。

例如，如果某个组织在KM系统中存储了关于以前项目的信息，则具有相同或类似任务或可交付成果的后续项目可以从中受益，通过重用KM系统中的工件、文档和知识单元来提高效率。这减少了项目的迭代次数，因为可以提交类似的可交付成果而无需反复重复同样的工作。这是企业采用KM系统的主要原因之一，因为拥有一个高效的KM系统可以带来生产力的显著提升。

KM系统减少返工并实现协同效应

接下来是关于实现流程和功能之间协同效应的问题。

例如，如果某个项目需要跨职能执行，KM系统可以挖掘有关以前项目的知识，这些项目包含与跨学科过程相关的工件。

换句话说，经理们可以直接从现有的数据存储中提取知识单元并重用它们。当其他职能部门参与项目时，一个包含跨职能专业知识详细信息的集成KM系统会非常有用。这意味着可以结合功能性和流程性知识，从而产生它们之间的协同效应。

许多组织还存储了有关优化现有流程和改进现有流程的知识。这些是在SEI-CMM等能力成熟度模型要求下的要求，认证取决于组织在持续改进方面的表现。这就是为什么许多为了获得能力成熟度模型认证而努力的组织通常会建立全面且集成的KM系统的原因。

KM系统带来的生产力飞跃

拥有KM系统的第三个方面是，减少迭代次数、优化现有流程、重用工件以及可用于其他项目的跨职能专业知识，所有这些都导致了生产力的飞跃。

生产力是指完成特定任务所花费的时间与该任务的规模和范围的比例。因此，当第一次进行迭代时，人们正在首次执行任务，因此需要更多时间。

然而，当任务被重复时，人们已经获得了执行任务的经验，因此第二次或后续执行时所需的时间会更少。这就是经验和技术知识带来的生产力提升。

一个运作良好的KM系统对组织的好处

同样地，当组织利用KM系统中可用的现有知识和专业知识，当其他项目有类似的任务时，由此产生的生产力飞跃是因为重用了现有知识，从而减少了重复执行相同任务所需的时时间和精力。这是任何对KM系统如何提高效率感兴趣的人必须了解的关于运作良好的KM系统的优势。这也是为什么许多组织奖励向KM系统贡献知识单元（KU）的员工的原因，因为他们通过这样做为整个组织的效率做出了贡献。

最后，知识管理系统还有助于创建一个开放的工作环境，在这种环境中，文化倾向于分享知识而不是囤积知识。